예산·결산 승인 없이 집행하면 생기는 일 — 예산안 개시 1개월 전, 결산서 종료 후 2개월
"예산은 관례대로 집행했는데, 이게 문제가 되나요?"
관리사무소 실무에서 예산·결산은 매년 반복되다 보니 "작년과 비슷하게" 처리하고 넘어가기 쉽습니다. 그런데 예산안을 입대의 승인 전에 집행하거나, 승인받은 예산을 목적 외로 돌려 쓰거나, 결산서를 기한 내 제출하지 않으면 회계감사와 지도·감독 과정에서 절차 하자로 지적됩니다.
특히 매년 이맘때(9월 전후)는 회계감사·결산 시즌입니다. 이때 "언제 승인받았는지, 예산대로 집행됐는지"가 집중적으로 확인되므로, 승인 절차를 건너뛴 집행은 감사 지적 1순위가 됩니다.
무엇을, 언제까지 — 예산안·결산서의 뼈대
공동주택관리법 시행령 제26조는 의무관리대상 공동주택 관리주체의 예산·결산 절차를 정하고 있습니다.
① 예산안 — 회계연도 개시 1개월 전까지
- 관리주체는 다음 회계연도의 관리비 등 "사업계획 및 예산안"을 편성해 매 회계연도 개시 1개월 전까지 입대의에 제출하고 승인을 받아야 합니다.
- 승인받은 사항이 바뀌면 "변경승인"을 받아야 합니다(추경 성격의 변경도 원칙적으로 승인 대상).
② 결산서 — 회계연도 종료 후 2개월 이내
- 관리주체는 회계연도마다 "사업실적서 및 결산서"를 작성해 회계연도 종료 후 2개월 이내에 입대의에 제출해야 합니다.
③ 회계처리기준 준수
- 예산 편성·집행·결산은 공동주택 회계처리기준(국토교통부 고시)에 맞춰 처리해야 합니다.
※ 예비비·추가경정예산(추경)의 세부 절차와 예비비 한도는 단지 관리규약에서 정하는 경우가 많습니다. 우리 단지 관리규약의 예산·회계 규정과 함께 확인하세요.
승인 없이 집행하면? — 절차 하자·감사 지적·환수·책임
승인 절차를 건너뛴 집행은 그 자체로 절차상 하자입니다. 실무에서 문제가 되는 대표적 경우는 다음과 같습니다.
- 예산안 미승인 상태에서 지출을 집행한 경우 → 회계감사·감독 과정에서 지적.
- 승인된 예산을 목적 외로 사용한 경우 → 부적정 집행으로 환수·시정 요구, 관련자 책임 문제.
- 결산서를 기한(종료 후 2개월) 내에 작성·제출하지 않은 경우 → 감사·지도점검 지적.
여기서 주의할 점은, 시행령 제26조(예산안·결산서 승인·제출) 자체에 대한 "직접 과태료 금액"은 별도로 정해져 있지 않다는 것입니다. 실제 제재는 회계감사 결과·지자체 지도점검을 통한 시정·환수·경고, 그리고 부적정 집행에 따른 책임 형태로 나타나는 경우가 많습니다. 다만 관련 회계서류(장부·증빙서류) 열람·복사 요구를 거부하거나 거짓으로 응하면 공동주택관리법 제102조 제3항 제8호에 따라 500만원 이하 과태료 대상이 됩니다.
회계감사와 연계 — 9월 결산 대비
예산·결산 절차는 회계감사와 맞물립니다. 법 제26조에 따라 의무관리대상 공동주택 관리주체는 원칙적으로 매년 1회 이상 감사인의 회계감사를 받아야 합니다.
- 감사 면제: 300세대 이상은 입주자등 3분의 2 이상, 300세대 미만은 과반수의 서면동의가 있으면 그 연도 감사를 받지 않을 수 있습니다.
- 결과 공개: 감사보고서 등 결과는 제출받은 날부터 1개월 이내에 입대의에 보고하고 단지 인터넷 홈페이지·동별 게시판에 공개해야 합니다.
- 서류 보관: 관리비 등 거래 장부·증빙서류는 회계연도 종료일부터 5년간 보관(법 제27조).
실무 체크리스트
- 예산안은 "회계연도 개시 1개월 전까지" 입대의 승인 — 일정을 역산해 상정하라.
- 예산 변경(추경)은 집행 전에 "변경승인"을 받았는가.
- 결산서는 "회계연도 종료 후 2개월 이내" 작성·제출했는가.
- 승인된 예산 대비 목적 외 집행은 없는가(있다면 근거·의결 확보).
- 감사보고서는 받은 날부터 1개월 내 보고·공개했는가.
- 장부·증빙서류는 5년 보관, 회계처리기준(국토부 고시)에 맞게 처리했는가.
마무리
정리하면, 예산·결산의 핵심 기한은 "예산안 = 회계연도 개시 1개월 전, 결산서 = 종료 후 2개월 이내"이며 둘 다 입대의 승인·제출 의무입니다(공동주택관리법 시행령 제26조). 승인 없는 집행이나 목적 외 사용은 과태료가 명시돼 있지 않더라도 감사 지적·환수·책임으로 이어질 수 있습니다. 9월 결산·감사 시즌을 앞두고, 예산 승인 시점과 집행 근거를 지금 점검해 두는 것이 가장 확실한 대비입니다.